Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Informatiepagina over handleidingen

 

U wilt een handleiding maken?

Vraag uzelf het volgende af:

 

  • Waarom moet ik een handleiding maken?
  • Heb ik te maken met CE-certificering?
  • Hoe ziet het proces rondom de handleiding eruit?
  • Welke software kan ik gebruiken om een handleiding te maken

                                             Uw handleiding uitbesteden? Vraag direct een offerte aan >


Waarom moet ik een handleiding maken?

 

Voor veel producten is het verplicht om er een handleiding bij te leveren. Maar waarom is dit verplicht, en geldt dit ook voor uw product? Het leveren van een handleiding bij een product heeft alles te maken met productveiligheid. In Europa, maar ook in de rest van de wereld, vinden wij het belangrijk om afspraken te maken over producten, zodat de veiligheid van de gebruiker gewaarborgd wordt. Op Europees niveau zijn producenten verplicht om producten op de markt te brengen die aan het algemene veiligheidsvereiste beantwoorden. Aanvullend moet de producent ervoor zorgen dat de gebruiker de nodige inlichtingen krijgt, waardoor deze een oordeel kan vormen over de aan het product verbonden risico's. Voor sommige producten (zoals een grasmaaier) is het belangrijker om afspraken te maken over de veiligheid dan voor andere producten (zoals een dekbedovertrek). Afspraken en verplichtingen over de belangrijkste productgroepen zijn vastgelegd in de Europese Nieuwe Aanpak Richtlijnen. Deze zijn online te vinden op de website www.newapproach.org.

De individuele Europese lidstaten zijn verplicht om deze aanpak in hun wetgeving op te nemen. Voorbeelden van productgroepen, die te vinden zijn op www.newapproach.org, zijn machines, medische apparatuur en speelgoed. Heeft u een product dat valt binnen een van de productgroepen die op deze site vermeld staan? Dan bent u verplicht om een CE-markering op het product aan te brengen!

Door het aanbrengen van een CE-markering verklaart de fabrikant (of importeur) dat het product voldoet aan de daarvoor geldende richtlijnen binnen de Europese Economische Ruimte (EER: de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). De CE-markering geeft aan dat het product vrij verhandeld mag worden binnen de EER. Hiermee is het doel van CE-certificering tweeledig. Enerzijds bevordert het de vrije handel tussen de verschillende lidstaten en anderzijds waarborgt het de veiligheid voor de gebruikers.

 

 

Hoe ziet het proces rondom de handleiding eruit?

 

In het proces 'van idee tot markt' neemt de handleiding een centrale positie in. In dit proces moet de fabrikant ten eerste het product definiëren. Het bedoelde gebruik moet worden bepaald en de risico’s moeten in kaart worden gebracht. Stel u op de hoogte van de richtlijnen die van toepassing zijn op het product. Als het een nieuw product of een modificatie of aanpassing van een bestaand product betreft en er zijn richtlijnen van toepassing op het product, dan bent u verplicht een CE-markering aan te brengen. Bepaal vervolgens of uw product ook verplicht gekeurd moet worden. Hiervoor kunt u contact opnemen met een keuringsinstantie.

Beschrijf vervolgens de veiligheidsaspecten van het product in uw offertes en inkoopovereenkomsten. Bepaal de productspecificaties en de toegepaste normen, en bewaar deze in een Technisch Constructie Dossier (TCD). Hierna kan het product ‘verkoopklaar’ worden gemaakt: het kan worden ontwikkeld, geassembleerd en/ of inkooponderdelen kunnen worden ingekocht. Verzamel alle tekeningen, berekeningen en schema's die van toepassing zijn op de constructie en/ of veiligheid van het product. Voeg ook deze toe aan het TCD. Controleer of alle inkooponderdelen zijn voorzien van documentatie en verklaringen. Verzamel de verklaringen, meetrapporten, instructies en specificaties van de inkooponderdelen en voeg deze bij het TCD. Toets het product aan de fundamentele eisen en normen. Schakel hiervoor, indien verplicht of gewenst, de betreffende keuringsinstantie in. Verzamel alle informatie over preventieve maatregelen en verwerf, indien van toepassing, het rapport van de aangewezen instantie. Bewaar alle testresultaten, meetrapporten en controlelijsten en voeg ook deze toe aan het TCD. Op dit punt kan het maken  van de handleiding in gang worden gezet. In de praktijk zien we vaak dat dit traject al eerder in gang wordt gezet, meestal om de ‘time to market’ te verkorten. De volgende stap is het opstellen van de EG-verklaring van overeenstemming. Andere benamingen hiervoor zijn EU-verklaring van overeenstemming, conformiteitsverklaring of CE-verklaring. Stop een kopie van zowel de handleiding als de EG-verklaring in het TCD. Hiermee is het TCD compleet en is bijna aan alle eisen omtrent de technische documentatie voldaan om het product op de markt te kunnen brengen. Het enige wat u nu nog moet doen, is het aanbrengen van de CE-markering op het product.


 

Wat moet er in een handleiding?

 

Vanzelfsprekend is de inhoud van iedere handleiding anders. Het doel van een handleiding is echter meestal hetzelfde, namelijk de gebruiker instructies geven hoe het product goed en veilig gebruikt kan worden. Dit zorgt ervoor dat we vaak een aantal terugkerende onderdelen of hoofdstukken in iedere handleiding zien. In de NEN 5509 Gebruikershandleidingen (of de internationale IEC 82079) worden deze onderdelen beschreven. Deze norm beschrijft dat een goede handleiding ten minste de volgende inhoud moet bevatten:

  1. Technische specificaties.
  2. Voorzorgsmaatregelen en veiligheidsinstructies.
  3. Beschrijving van het product; samenstelling van het product.
  4. Montage, installatie, ingebruikname.
  5. Beschrijving van de bediening, wijze van gebruik.
  6. Onderhoud en onderhoudsschema.
  7. Buitenbedrijfstelling.
  8. Demontage, sloop, opslag en transport.
  9. Storingen en reparatie.
  10. Milieu.
  11. Afdanken.

 

Waarmee kan ik een handleiding maken?

 

Het maken van een handleiding kan in principe met diverse software-pakketten. Uw bedrijfssituatie bepaalt welke software het meest geschikt is. Met behulp van een tekstverwerker, zoals Microsoft Word, is het mogelijk op een eenvoudige manier een handleiding te maken. Voor een professionelere ‘look & feel’ wordt vaak Adobe InDesign gebruikt. Dit biedt ook mogelijkheden om een en ander in de opmaak te automatiseren met behulp van XML. Ook Adobe FrameMaker wordt nog veelvuldig gebruikt voor het samenstellen van, meestal complexere en uitgebreide, documentatie. Ook bestaat er de mogelijkheid te werken met contentmanagementsystemen (CMS) en online editing software. Dergelijke software is met name behulpzaam bij de productie van zware documenten, waarbij meerdere mensen betrokken zijn. Er zijn standaard pakketten in de markt verkrijgbaar, maar vaak is het raadzaam deze pakketten uit te breiden op basis van specifieke eisen en wensen of geheel eigen software te ontwikkelen. Als output vorm kan worden gekozen voor een papieren handleiding of een HTML en/ of PDF handleiding online. Tot slot de tip: bekijk voordat u een gebruikershandleiding gaat maken ook zeker eerst een aantal voorbeelden en doe een benchmark onderzoek.

 

 

Wie kan mijn handleiding maken?

 

Het maken van een handleiding kan worden uitbesteed of u kunt het zelf doen. Deze keuze wordt meestal gebaseerd op de aanwezige kennis met betrekking tot het maken van handleidingen, de complexiteit van het product, de risico's, de beschikbare tijd en natuurlijk het beschikbare budget.

Het voordeel van het zelf maken van een handleiding zit vooral in de kostensfeer. De voordelen van uitbesteden zijn tijdswinst, ontzorging, kwaliteit, aansprakelijkheid en een hogere klantwaardering. Bedenk u goed dat het schrijven van een goede technische handleiding een vak is. Er bestaan geen opleidingen voor, maar er wordt wel specifieke kennis gevraagd uit verschillende sectoren, zoals de grafische sector, taalkundige sector (voor het schrijven en vertalen), industrieel ontwerpen en de techniek. Om het hoofddoel met de instructies te bereiken (het waarborgen van de veiligheid) én om te zorgen voor een hogere klantwaardering, kan het beste gewerkt worden met de 'designer new approach'. Dit is de ontwerper die zowel goede schrijf- als ontwerpvaardigheden bezit.

 


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken? Vraag direct een offerte aan >


Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.